Что нужно, чтобы бутылка пива добралась от линии розлива до полки магазина? Производство, склад, логистика — это очевидно. Но между ними есть ещё один, почти незаметный механизм, связывающий все процессы воедино. Двадцать четыре часа в сутки документальный центр контролирует движение каждой партии продукции и сталкивается с вызовами, которые невозможно представить. Например, что за ветряная мельница понадобилась водителю? Поговорили с руководителем докцентра Юлией Володькиной и её коллегами, чтобы сделать невидимое видимым.

Если попробовать объяснить простыми словами, чем мы занимаемся, то документальный центр — это место, где сходятся все информационные потоки, связанные с движением готовой продукции. Мы работаем круглосуточно и обеспечиваем непрерывность учётных процессов от момента, когда продукция появляется на складе, до её отгрузки клиенту, возврата или передачи на внутренние нужды компании.

Для нас готовая продукция начинается не тогда, когда бутылка сошла с конвейера, а когда она появляется в учётных системах. После этого цех розлива и склад передают нам документы с информацией о продукции. Мы проверяем данные, фиксируем каждую позицию в ЕГАИС, отражаем её в учётной системе Navision и ставим на приход. Только после этого товар становится доступным для дальнейшего движения.
Тот же принцип действует для продукции, поступающей с копакинговых площадок и от внешних поставщиков, включая приходы импорта. Машина приезжает на склад, сотрудники принимают товар и передают нам документы. После проверки и фиксации во всех системах продукция официально становится частью наших остатков.

Сегодня в документальном центре работают 48 человек. Мы разделены на несколько групп, каждая из которых отвечает за свой участок работы.

Самая большая команда занимается оформлением товарно-сопроводительной документации. Именно здесь появляется документ, который затем проходит вместе с грузом весь путь от склада до перевозчика и клиента, а затем возвращается для архивного хранения. Эти сотрудники оформляют приход продукции, документы на отгрузку, внутренние перемещения и множество других операций.

«С одной стороны, мы оформляем документы, и это вроде как монотонная работа. Но с другой — мы сидим на „окнах“, в любой момент нас могут отвлечь. Нужно уметь переключаться между задачами, не теряя качества работы.

Ещё один важный навык в нашей команде — коммуникабельность, умение грамотно и без эмоций ответить на всевозможные вопросы водителей или запросы коллег. Люди ведь разные, и у нас есть много забавных историй.

Из последнего: грузился китаец. Если с водителями из стран СНГ, как правило, языковые барьеры не возникают, то с китайцем произошло недопонимание. Он через электронный переводчик спросил, где найти ветряную мельницу. Мы призывали коллег, пытались с помощью уточнений, наводящих вопросов разобраться. А он всё равно настаивал, что ему очень нужна ветряная мельница. Так и не смогли ему помочь и до сих пор не понимаем, что это за китайский Дон Кихот был. Мы даже с мужем озадачились, пробовали через DeepSeek перевести, но не вышло».

Елена Гришина,

специалист 3-ей категории

«Сотрудникам внешних складских площадок приходится заниматься сразу всеми направлениями: принимать продукцию, оформлять перемещения, работать с импортом, контролировать учёт в системах и сопровождать отгрузку клиентам. Со всех сторон тебя просят что-то сделать, и ты должен быстро и верно расставить приоритеты, чтобы успеть всем помочь. По необходимости мы, конечно, взаимодействуем с коллегами из докцентра, за которыми закреплены определённые задачи, например с Мариной Пауковой по вопросам импорта».

Андрей Тихонов,

специалист 3-ей категории

Отдельная группа отвечает за работу с ЕГАИС и системой «Честный знак». Её задача — обеспечить полную синхронность движения товара в этих системах. Сегодня невозможно просто отгрузить или принять продукцию. Каждая операция должна быть одновременно отражена в нескольких цифровых системах. Если где-то возникает ошибка, машина не уедет со склада до тех пор, пока проблему не устранят.

«Между собой мы называем нашу группу „Следствие вели колобки“. Если где-то в системе потерялась марка, не прошла справка или клиент не может принять продукцию, мы берёмся за дело. Приходится отслеживать путь каждой партии, искать ошибки в данных и помогать клиентам разобраться в сложных требованиях маркировки. Работа очень живая и энергичная. Мозг не застывает, он постоянно в поисках расшифровок и объяснений. Каждый новый день не похож на предыдущий, потому что задачи действительно разные — тот же человеческий фактор никто не отменял. Например, клиент напишет: „Вы нам не тот коньяк отгрузили“. И мы обязаны ответить, объяснить ошибку на будущее. С кем-то сразу ситуация регулируется, а кто-то продолжает настаивать. Разное бывает».

специалист по работе с ЕГАИС и ЧЗ

Юлия Васина

Ещё одна команда занимается учётом отгрузок и возвратов. Когда клиент не принимает товар или возникают спорные ситуации, сотрудники буквально поштучно разбирают продукцию, выясняют причины, проверяют маркировку, готовят документы для бухгалтерии и претензионных служб.

«Группа учёта сопровождает совершённые операции: обрабатывает документы транспортных компаний, корректирует отгрузки, проводит возвраты, перемещает продукцию между складами и ставит на приход товар, произведённый на сторонних площадках. Так как это работа с документами, прежде всего  нужно быть внимательным. Приходится обрабатывать очень много информации, и она разная. Плюс появляются новые программы, постоянно происходят какие-то изменения. Поэтому также важны многозадачность, стрессоустойчивость и неравнодушие к своей профессии».

ведущий специалист по товарному учету

Светлана Алиева

Есть специалисты, которые работают с импортом.

«Я отношусь к группе товарного учёта. В моей зоне ответственности контроль корректности операций по постановке на приход импортной продукции. Также занимаюсь поставками от „Волковской пивоварни“. Самая тесная работа у меня с коллегами на „окнах“. Они распечатывают документы для водителей и принимают документы от них. Смотрят, чтобы был полный комплект, сверяют, проверяют, чтобы были все необходимые подписи и всё было корректно заполнено. Проводят поставки импорта в NAV и, если возникают вопросы, сообщают об этом. Я подключаюсь, чтобы разобраться и решить проблему. Если где-то что-то упустишь, то дальше всё пойдёт криво. Нужно будет исправлять, на это тратится время. Поэтому главное в работе — внимательность».

ведущий специалист

Марина Паукова

Есть специалисты по работе с транспортными компаниями, закрывающими документами и счетами. Их задача — обеспечить своевременные расчёты с партнёрами и поддерживать комфортные рабочие отношения.

«Наша работа начинается, когда машина доставила груз клиенту. Проверить документы перевозчиков и стоимость услуг, учесть простои и дополнительные расходы, передать документы в бухгалтерию и казначейство для оплаты — задач много. Мы, как и многие из команды докцентра, иногда тоже выступаем этакими сыщиками. Постоянно взаимодействуем с перевозчиками, помогаем им, проводя расследование во всех системах, длинных переписках и прочем. Иногда нужно не только что-то искать, но и объяснять. Например, учить новых партнёров, как с нами взаимодействовать, чтобы всем было комфортно. В общем, работа требует сосредоточенности и где-то даже терпеливости».

специалист по документообороту с транспортными компаниями

Анжела Люсова

У каждой группы своя специализация, но все сотрудники взаимозаменяемы внутри своих направлений. При этом универсального специалиста, который умеет абсолютно всё, у нас нет и быть не может — слишком сложна и многогранна эта работа.

Невозможно сказать, с какими отделами докцентр взаимодействует чаще всего. Ежедневно мы работаем со складами, цехом розлива, отделами продаж, транспортной логистикой, бухгалтерией, претензионным отделом, IT-службой, перевозчиками и клиентами. Любой процесс затрагивает сразу несколько подразделений.

Но особенно тесно мы связаны со складом и транспортной логистикой. Любая отгрузка — это результат работы длинной цепочки людей. Если где-то возникает сбой или задержка, последствия ощущают все участники процесса.

Наша работа требует исключительной внимательности. Любая ошибка может привести к задержке транспорта, возврату товара или претензиям со стороны контролирующих органов. Во время аудиторских и налоговых проверок мы получаем запросы на предоставление товарно-сопроводительных документов, подтверждающих легальность движения товара. Поэтому контроль документов выстроен максимально жёстко. Каждый проходит несколько этапов проверки, прежде чем попадет в архив. И когда поступает какой-либо запрос, мы очень быстро находим нужный комплект документов и предоставляем его в полном объёме.

Как и другие подразделения логистики и производство, документальный центр работает в режиме 24/7. Исключение — три дня, когда на предприятии проводится годовая инвентаризация. При этом сотрудники работают по разным графикам. Кто-то выходит по стандартной пятидневке, кто-то посменно — 2/2 или 4/4. Есть дневные и ночные специалисты.

Команда по оформлению товарно-сопроводительной документации работает посменно. Корректная передача дел между смена — ключевой элемент системы. Для этого существуют специальные чек-листы. Самая важная информация обязательно передаётся следующей смене, чтобы ничего не потерялось в огромном потоке задач.
А поток, действительно, огромный. Сотрудники, занимающиеся оформлением документов, получают и обрабатывают за смену не одну сотню писем. В таких условиях важно не просто обработать информацию, а правильно расставить приоритеты и вовремя принять решение.

Нестандартные ситуации возникают регулярно. Например, бывает, что при приёме товара возникает ошибка, но клиент описывает её своими внутренними терминами. И важно быстро понять, что же всё-таки случилось, чтобы машину не развернули. Мы уже выучили часть сленга и понимаем, что и как устроено у сетевых клиентов.

Иногда проблемы связаны с маркировкой, иногда — с электронным документооборотом. Допустим, машина приехала, а клиент не видит универсальный передаточный документ. Тогда мы проверяем цепочку передачи данных, при необходимости подключаем коллег из IT и пытаемся решить вопрос максимально быстро.

Кроме того, наши сотрудники постоянно взаимодействуют с водителями. Это чаще всего мужчины. Если возникают сбои в ЕГАИС или технические работы у регуляторов, водители могут ждать документы часами. Естественно, они нервничают. И в такие моменты наши сотрудницы становятся не только специалистами по документообороту, но и психологами. Они умеют спокойно объяснить ситуацию, снять напряжение и сохранить доброжелательную атмосферу. Наверное, именно поэтому документальный центр традиционно остаётся преимущественно женским коллективом.

В нашем коллективе всего двое мужчин. Это не результат какой-то кадровой политики, просто так сложилось.

За годы работы я заметила, что на вакансии чаще откликаются женщины. Возможно, дело в характере работы: она требует большого терпения, внимания к деталям и готовности разбираться во множестве нюансов.

Многие процессы активно цифровизируются, но полностью перейти на удалённый формат работы мы пока не можем. Причина проста: движение алкогольной продукции до сих пор сопровождается бумажными товарно-транспортными накладными. Их нужно оформлять, подписывать, проверять и хранить.

Удалённо могут работать только специалисты ЕГАИС и то частично: некоторые документы они всё равно проверяют на бумаге. Так что пока существуют обязательные бумажные документы, мы остаемся на своём боевом посту.

Когда я пришла в компанию, не было ни ЕГАИС, ни ЭДО, ни «Честного знака». Абсолютно всё было на бумаге. Иной раз, если водитель уезжал по маршруту с большим количеством заказов, ему выдавали целую коробку сопроводительных документов. Потом появились электронные системы учёта, маркировка, электронный документооборот. Каждый новый этап сначала казался сложным, но постепенно становился привычной частью работы. И я уверена, что цифровизация будет продолжаться. Уже внедряются электронные транспортные накладные, всё больше процессов переводится в цифровой формат.

Мне кажется, главное, что объединяет всех сотрудников документального центра, — это нацеленность на общий результат. У нас невозможно работать по принципу «это не моя зона ответственности». Ошибка на одном этапе обязательно скажется на всей цепочке. Поэтому каждый понимает: успех зависит от слаженной работы всей команды. И мы все, как д’Артаньян и три мушкетёра, один за всех и все за одного. Только благодаря такому подходу удается обеспечивать бесперебойную работу сложнейшей системы, которая практически незаметна со стороны, но без которой невозможно представить современное производство.